生産性を上げるためのツール
生産性を上げるためのツールは、スマホやＰＣ向けにたくさん提供されています。しかし、なかなかそれをうまく使いこなしていくことができないのが実態ではないでしょうか。
アプリを作っている会社はひとつのツールで何でもできるように言いますが実はそれが混乱の元。いろんなツールをその特性に合わせて組み合わせて使うのが一番良いです。なぜなら人間の脳は複数のことを同時にできないからです。直感的に理解できる程度の情報量を超えてはいけません。そのツールでひとつのことをしっかりと仕上げるそして次のツールへつなぐ。複数のツールを使い分けて考えることを絞り込んで情報量を抑えるのが効果的です。
それではどの場面でどんなツールを使うのが良いか私の使い方を書いてみたいと思います。
１．情報収集
１．１ Google Keep
最初はGoogle Keepです。
Google Keepは、Googleが提供している無料のメモアプリです。AndroidやiOSでもPCやMacでも使えます。
軽量なアプリなので思いついたときにパッとメモできるのが良い点です。ここにメモするのは、スマホ一画面で俯瞰できるくらいの分量にしておくのが良いと思います。
KeepにはChrome拡張機能が用意されていて、Google Chromeで気になったページを保存することもできます。ちょっと気になるページをメモっておくといった使い方です。
思い立ったらどんどんKeepに保存しておいて、適宜見返すといった使い方をしています。
１．２ Pocket
二つ目の情報収集ツールはPocketです。
Pocket
Pocketは、無料アカウントでもブックマークをどんどん保存できるので便利ですが、PREMIUM会員になると「コンテンツを永久に保存できるライブラリ」が使えるのでこれはとても便利です。サイトのページが更新されて元々必要としていた情報がなくなっているといった事はこれでなくなります。また、検索機能もとても便利です。
２．情報整理
情報を収集したらそれを整理しなくてはいけません。
２．１ Evernote
情報整理ツールの１番目はEvernoteです。
Evernote
情報収集から何からEvernoteで全部できるのですが、そうすると情報の大洪水になってしまいます。使い方が良くなかったのかもしれませんが、以前大変なことになりました。Bookmarkをどんどんため込み、PDFもどんどんため込み、日記も３年ほどつけ続けて、アカウント情報も管理すると全てEvernoteでやっていました。確かに何でも入るのですが、Evernoteはノートブックの階層が１階層しかないので管理がしきれなくなりました。ノートブックが２階層３階層と構造化できるといいのですが。そこで得た結論は、俯瞰できる範囲の情報を入れておくのが良いという結論です。
扱えるデータの種類は豊富なので、情報収集で集めたデータを整理するにはうってつけです。Keepで保存したメモやPocketのブックマークを整理してまとめていくと活用の幅が広がります。
２．２ Mindmap
Evernoteは、文章としてまとめるには良いのですが、情報を体系化してまとめるにはMindmapがお勧めです。
Mindmapは、スマホでは画面が小さいのでお勧めできません。PCで使うのをお勧めします。
無料で使えるツールとしては、Xmind 8が良いと感じます。このくらいの機能があれば充分ではないでしょうか。有料であればもう少し機能の充実したものもありますが、何でもそれ一つでできる必要はあまりないかと思います。それより個々のツールをうまく組み合わせる方がベンダーロックインにならないので良いでしょう。
私は最近Xmind2022の有料版を導入しましたが、有料版を購入する価値は充分あると感じています。
XMind のマッピングソフトウェア
２．３ OneNote
MicrosoftのOneNoteも良いです。最近はMicrosoft365としてOneDriveやOfficeスイートと一緒に導入することも多いかと思います。
OneNoteは、比較的レイアウトの自由度の高いツールで並列に情報を並べたりできることで視覚に訴える整理ができると思います。ポストイットを貼り付けるようにノートの画面にたくさんのアイデアを貼り付けることができるのはとても良い点です。
２．４ ホワイトボード
これはアプリではないのですが、やはり外せないのはアナログです。
ホワイトボードとポストイットという組み合わせは収集したデータを整理する上では欠かせません。また、ブレインストーミングなどチームで議論するには重要なアイテムです。
何が重要かというと「視覚化された情報」です。文字や言葉だけだと受け取り方に差が出ますが、絵を描いたり構造を表現したりすると認識の齟齬を洗い出したり、一致させたりが容易にできます。
これは結構重要なのですが、意外と会議で「視覚化」していないことが多く見受けられます。リモートの会議でも手書きで紙に書いた絵で良いのでササッと書いてみんなで共有というのが必要です。
絵心がないからとか絵が下手だからというのは理由になりません。自分の考えを絵にして相手に伝えることができないようなら、下手でも良いからできるように訓練しましょう。スケッチブックも必須です。
先に挙げたEvernoteやOneNoteでも手書きの絵が描けますのでこれらを使うのも有効です。
３．プロジェクト推進
何をやるかが決まれば、プロジェクト化して承認を得てプロジェクト開始と行くわけですが、ここは既存のツールをみなさんお持ちだと思います。
よくあるのは、PowerPointで企画書を作成し、Excelで予算書を作成し、上長への説明などします。説明が通ったらワークフローに則った承認書を作成し承認を得ます。そして、プロジェクトはMicrosoftProjectで管理する。
大企業さんではここはしっかりしているところが多いかと思います。
中小企業さんの場合も、ほぼ同じでしょうが簡易な場合は、企画書で承認までもらってすぐに始めることもあるかと思います。そういう小さなプロジェクトや日常の業務に適用できるものもあります。
３．１ Trello
大規模なプロジェクトではなく日々の業務だったり、ちょっとしたプロジェクトならTrelloがお勧めです。
Trelloは、プロジェクト毎に「これからやること」「実施中のこと」「終わったこと」などにタスクを分類し、進捗管理やメンバーのアサインができるツールです。チームで共有することで進捗が可視化できるので生産性の向上間違いなしです。
プロジェクト管理ツールにもいろいろありますが、入りやすくてわかりやすいという点ではTrelloはお勧めです。
まとめ
さてここまで生産性向上ツールについて簡単に紹介してきましたがお役に立ちましたでしょうか？個々のツールについてのより深い使い方や具体例については機会を見てご紹介したいと思います。
皆さんの生産性が向上しますようにお祈りしております。
